7 dicas essenciais para um planejamento de viagem corporativa eficiente

O planejamento de viagens corporativas vai além de elaborar orçamentos e garantir a hospedagem e deslocamento dos colaboradores fazendo a viagem. Além dos objetivos da viagem, também é preciso assegurar o bem-estar do colaborador, possíveis contratempos e outros custos do processo.

Dessa forma, se planejada de forma eficiente, uma viagem corporativa pode ter seus resultados potencializados, beneficiando tanto o colaborador quanto a empresa. Por isso, no artigo a seguir, você confere 7 dicas essenciais para fazer um planejamento de viagem corporativa eficiente e obter os melhores resultados.

Portanto, leia o artigo até o final para saber como!

Viagens corporativas em alta

Atualmente, o setor de turismo corporativo passa por um momento de reaquecimento, com um aumento significativo na adesão desse serviço no último ano. Segundo a ABRACORP, em 2023 o setor de viagens corporativas cresceu 21,7% em relação a 2019, no período pré-pandemia, faturando R$1,250 bilhão.

Como resultado, isso coloca as viagens corporativas novamente como parte do planejamento financeiro e estratégico das empresas. Esse crescimento também evidencia a importância de um bom planejamento, já que as consequências de uma viagem corporativa mal planejada vão além do prejuízo financeiro.

7 dicas essenciais para planejar viagens corporativas

Conforme vimos, o planejamento de viagens corporativas voltou para o planejamento das empresas com o retorno do setor de turismo corporativo. Sendo assim, confira agora 7 dicas para planejar viagens corporativas 

1. Tenha um calendário alinhado

A depender do setor no qual a sua empresa atua, podem ocorrer eventos sazonais nos quais pessoas da sua empresa, como vendedores, gerentes e CEO podem fazer parte. Por isso, ter uma calendário alinhado com todos esses eventos pode ajudar a planejar com antecedência e prever alguns custos dessas viagens.

Além disso, esse processo também ajuda na busca por hotéis e empresas de transporte, já que geralmente você já sabe a localidade e o tempo de duração desse tipo de evento com antecedência.

2. Crie uma política de viagens corporativas

Nenhuma viagem, por mais bem planejada que seja, está imune a contratempos e imprevistos no meio do caminho. Por isso, criar um manual de crises, política de viagens ou outro documento que preveja essas situações é outro ponto essencial do planejamento.

Em uma viagem corporativa, é comum que o viajante acabe por se deparar com diferentes situações  não planejadas anteriormente como:

• Atrasos e cancelamentos;
• Problemas com vistos e passaportes;
• Condições climáticas desfavoráveis;
• Problemas com pagamento e despesas.

Além disso, uma política de viagens bem feita também permite criar orçamentos e definir políticas de reembolso caso necessário.

3. Integre os setores envolvidos

Mais do que um bom planejamento, viagens corporativas também exigirão um alinhamento dos setores envolvidos no processo. Desse modo, os setores de compras, marketing, gestão administrativa e outras áreas da empresa impactadas pela viagem devem estar em comum acordo e trabalhando em conjunto.

Planejamento exige sinergia, e se os setores não estiverem alinhados nesse sentido, as chances de conflitos e pendências ocorrerem na viagem crescem. Por isso, garanta que todos os setores estão trabalhando em conjunto no planejamento.

4. Garanta o bem estar do colaborador

Mais do que ter etapas de viagem bem articuladas e planejadas, garantir o bem estar do colaborador realizando a viagem também é igualmente importante no planejamento. Nesse sentido, procurar o melhor custo-benefício faz parte desse processo.

Evite buscar apenas as opções mais baratas, sendo que nem sempre a opção mais cara é necessariamente melhor. Por isso, no seu planejamento procure por opções que ofereçam conforto e comodidade para o colaborador, seja antes, durante ou na finalização da viagem corporativa.

5. Estabeleça parcerias

As parcerias são outra parte importante no planejamento da viagem corporativa, principalmente para viagens feitas com frequência. Portanto, busque hotéis, empresas de transporte, restaurantes e outras empresas que possam oferecer parcerias atrativas para ambas as partes.

Firmar parceria vai permitir uma otimização de custos e pode te ajudar a economizar tempo e recursos na busca por hospedagem ou passagens de qualidade e com baixo custo.

6. Abuse da tecnologia

No processo de planejamento da viagem corporativa, as ferramentas tecnológicas podem ser um grande auxílio para aumento de eficiência. Sendo assim, abuse da tecnologia sempre que puder para economizar tempo e recursos.

Hoje é possível ter apps, sites e plataformas digitais que ajudam na criação de orçamentos, organização de agendas e gestão de itinerários. Assim, você faz da tecnologia uma parceria poderosa do seu planejamento.

7. Tenha mais de uma opção

Por fim, em seu planejamento de viagem é recomendado que você tenha mais de uma opção para as diferentes etapas da viagem. Seja no transporte, hospedagem ou alimentação, tenha sempre um plano B para evitar interrupções desnecessárias durante a viagem.

Por isso, ao fazer o planejamento, verifique quais as opções disponíveis e inclua no seu orçamento a possibilidade de utilização dos recursos caso seja necessária uma mudança nos planos de viagem.

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