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Gestão de tempo em viagens corporativas: como otimizar

12 de dezembro de 2023
Por: Trama Digital

Viagens corporativas exigem um bom planejamento, principalmente por conta da quantidade de compromissos que podem atravessar o itinerário de uma única viagem. Por isso, fazer uma gestão de tempo eficiente é um elemento importante e que ajuda a manter a organização da agenda durante essas viagens.

Sendo assim, no artigo a seguir você confere como otimizar a sua gestão de tempo em viagens com algumas dicas práticas. Continue a leitura abaixo e saiba mais!

Gestão de tempo no mundo corporativo

Em um mundo cada vez mais conectado, a quantidade de estímulos diários que recebemos diariamente cresceu, e com ele, também cresceu a necessidade de organização. Mais do que manter uma lista de tarefas bem organizada, gerir o tempo de forma eficiente se tornou algo essencial no mundo moderno.

No universo corporativo não é diferente: definir prioridades de acordo com o tempo disponível é um fator essencial na vida de qualquer profissional. Como resultado, a gestão do tempo tornou-se parte do cotidiano corporativo tal qual as metas, orçamentos e planejamentos estratégicos.

Quando o assunto são as viagens corporativas, esse nível de importância cresce ainda mais e o gerenciamento de conflitos na agenda fica ainda mais complexo. Toda viagem corporativa é feita com um planejamento e um objetivo pré-definidos e saber como organizar o tempo também faz parte da estratégia.

Confira a seguir 5 dicas para otimizar a gestão do tempo em viagens corporativas.

1. Planeje antecipadamente

No que se refere a viagens corporativas, nada consegue substituir um bom planejamento e preparação antes de a viagem acontecer de fato. Por isso, uma das principais estratégias de gestão de tempo eficiente é planejar com antecedência as principais questões da viagem.

Dessa forma, você será capaz de ver com mais clareza tudo o que precisa ser feito durante a viagem, além de se preparar para os principais imprevistos que podem acontecer. Com uma visão geral da viagem, você será capaz de alocar tarefas mais facilmente e assim definir tempo hábil para realizar cada uma delas.

2. Tenha horários livres

Uma coisa que poucas pessoas mencionam quando se fala em gestão de tempo é a importância que o tempo livre tem no processo de gestão de tempo. Durante o planejamento da sua viagem corporativa, você precisa ser realista: é pouco eficaz ocupar todos os seus horários disponíveis.

Ao sacrificar a flexibilidade da sua agenda, você também diminui a eficiência no uso do próprio tempo, uma vez que imprevistos podem gerar um efeito dominó na sua agenda. Além disso, o tempo livre também pode ser utilizado para alocar as demais tarefas em caso de imprevistos ou mudanças na agenda.

3. Organize seu itinerário

A organização do itinerário é uma dica valiosa para gerir e economizar tempo, principalmente para quem tem mais de um destino de viagem ou trabalha viajando. Por meio do itinerário você será capaz de organizar destinos, transporte e rotas e definir quais opções estão alinhadas com o tempo do qual você dispõe.

Hoje, com a ajuda da tecnologia, existem diversas ferramentas que podem te ajudar na organização do seu itinerário, como apps e plataformas digitais. Se você deseja saber mais sobre organização de viagens corporativas com ajuda da tecnologia, produzimos um artigo sobre o assunto aqui.

4. Firme parcerias

As parcerias são outro aspecto que podem te ajudar em uma melhor gestão de tempo durante suas viagens corporativas. Parcerias com hotéis e empresas de viagem podem ser uma boa forma de planejar antecipadamente suas viagens.

Boas parcerias vão permitir um protocolo básico e conhecimento de como cada etapa da viagem vai ocorrer, ajudando no melhor planejamento e gestão do tempo. Além disso, para viagens periódicas, manter parcerias pode ser também benéfico do ponto de vista orçamentário na empresa.

5. Defina prioridades

Por fim, mas não menos importante, outra forma crucial de gerir o tempo é definindo prioridades acerca da viagem corporativa. Uma das formas mais utilizadas atualmente para definir as prioridades em tarefas é a matriz de gestão do tempo.

Exemplo de Matriz de Gestão de Tempo. Fonte: Revista SIM.

A matriz de gestão do tempo divide as suas tarefas do dia a dia em uma matriz de nível com níveis de importância e urgência. Dessa forma, você será capaz de eliminar ações pouco importantes e urgentes da sua rotina e conseguir gerir melhor o seu tempo, além de focar nas tarefas que realmente importam durante a viagem corporativa.

 

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