5 cuidados ao reservar um hotel para viagens a negócios

Uma experiência ruim com a hospedagem pode prejudicar o desempenho profissional em uma viagens a trabalho. Confira nossas dicas para garantir o bem-estar da sua equipe e ajudá-la a fazer negócios com tranquilidade.

Organizar viagens corporativas pode ser uma tarefa bastante trabalhosa, não é? Afinal, são diversos aspectos e critérios a serem considerados para se obter o melhor aproveitamento do capital financeiro e humano da organização.

A escolha da hospedagem tem uma relevância enorme nessa equação, afetando diretamente na experiência do colaborador e mesmo sua disposição para conduzir os negócios. 

Imagine se deslocar para longe da família, com várias preocupações e expectativas de negócios, e se ver em um local despreparado para recebê-lo, com acomodações desconfortáveis, mal-localizado e ainda receber um atendimento seco e nada resolutivo?

Pode ser um verdadeiro pesadelo! E todos sabemos que uma pessoa de mau-humor pode mudar todo o clima de uma conversa ou negociação, levando-a a um rumo desagradável.

Como temos certeza que você definitivamente não quer isso, listamos os 5 cuidados principais que você deve ter na escolha da hospedagem para garantir uma experiência tranquila, confortável, acessível e agradável a você e seus colaboradores. Confira!

1- Localização

Diferente de viagens a lazer que podem ser bastante flexíveis, as viagens corporativas possuem itinerários muito bem definidos e enxutos, para se fazer o máximo no menor período de tempo possível, otimizando o orçamento da empresa.

Com isso em mente, nada mais apropriado do que priorizar a localização da estadia de acordo com os locais dos compromissos. Já que os custos de deslocamento e as condições de trânsito também devem entrar na conta, tanto tempo quanto dinheiro estão em jogo.

Lembre-se que a pontualidade em relação aos compromissos é extremamente positiva para a imagem da empresa, e buscar uma opção bem localizada e próxima ao local do evento irá facilitar esse cumprimento de horários por parte do colaborador. 

Mas atenção, não considere apenas a proximidade como fator decisivo. É importante, como falamos, cuidar da experiência geral e bem-estar do funcionário, escolhendo um hotel que esteja em uma área segura e bem abastecida de mercados, restaurantes e farmácias.

2- Espaço para negócios

A viagem corporativa geralmente irá requerer mais do que apenas um local confortável para dormir. Pode ser que você vá realizar um evento e precise de um auditório, ou irá conduzir negociações e necessite de uma sala de reunião adequada, com tecnologia atual à disposição.

Contar com uma estrutura bem planejada para os tipos de demanda da rotina corporativa deve ser um fator indispensável na sua avaliação de opções de hospedagem.

3- Comodidades e serviços oferecidos

Se informar sobre os detalhes das comodidades e serviços oferecidos também irá facilitar bastante sua escolha e evitar dor de cabeça. Alguns fatores para se atentar e filtrar de acordo com suas necessidades específicas são:

Estacionamento

Se a viagem for feita de carro ou seja alugado um veículo no destino, confirme a disponibilidade de um estacionamento próprio e de fácil acesso.

Wi-Fi

Hoje em dia é quase impossível encontrar um serviço de hotelaria sem disponibilidade de Wi-Fi, mas quem nunca chegou no quarto e se deparou com a desagradável surpresa de um sinal muito fraco que praticamente não funciona?

A internet, no mundo dos negócios, é uma ferramenta indispensável. Além de que o colaborador também pode querer fazer uma chamada de vídeo com a família do conforto e privacidade de seu quarto, o que requer conexão de rede de qualidade.

Então, antes de fazer a reserva, entre em contato com o hotel para se certificar de que o sinal do Wi-Fi não funciona apenas nas áreas comuns, tendo alcance com excelente sinal em todos os quartos.

Café da manhã

A rotina corporativa é bem diferente da de quem está viajando a passeio, geralmente começando o dia bem cedo para partir ao trabalho antes das 8 ou 9 horas da manhã. 

Assim, verifique as regras e horários do café da manhã das suas opções de hospedagem, pois normalmente não se costuma abrir exceções e alguns estabelecimentos podem começar o serviço um pouco mais tarde do que você gostaria. E atrasar para seus compromissos não é uma opção, não é?

Outra dica importante é checar também a variedade da refeição oferecida, garantindo uma alimentação adequada para o colaborador iniciar o dia satisfeito e com energia para conduzir suas atividades.

4- Avaliação de outros hóspedes

O setor de hotelaria é provavelmente o mais rico em avaliações na internet. Seja pelo Google, TripAdvisor ou sites de reserva, você com certeza encontrará inúmeras avaliações de hóspedes contando suas experiências de estadia.

Faça essa pesquisa e veja o que as pessoas têm a dizer sobre cada opção que você está considerando. É ali que você poderá entender se o estabelecimento de fato entrega o que promete em sua comunicação.

5- Qualidade do atendimento

Por fim, com certeza não há nada melhor do que ser atendido por uma equipe bem preparada, atenciosa, simpática e prestativa, que faça seus hóspedes se sentirem bem recebidos. 

Tanto no seu contato com a recepção, ao tirar as dúvidas dos itens que mencionamos, quanto observando as avaliações dos hóspedes, são oportunidades valiosas para analisar a qualidade do atendimento prestado pelo hotel.

Você e seus colaboradores se sentirem tranquilos em relação à hospedagem é vital para a qualidade do trabalho e negócios conduzidos, portanto não negligencie nenhum dos fatores elencados. Cuidar do bem-estar da equipe também durante as viagens é uma atitude que você não irá se arrepender!

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