Práticas simples que ajudam na hora de prestar conta da sua viagem

Para quem vai fazer uma viagem de negócios, prestar contas é um item imprescindível. Afinal, viagem é um investimento e deve ser bem estruturada e os gastos devem ir de encontro com os interesses e orçamentos da empresa.

Confira dicas práticas de como prestar conta da sua viagem de negócios:

Conheça a política de viagem da empresa – Saiba quais são as regras que orientam os investimentos em viagem da sua empresa. Conheça quais as áreas envolvidas e processos que devem ser seguidos. Essa parte é a que vai guiar todas as demais etapas da sua viagem de negócios.

Planejamento – Se antecipe ao máximo, além de evitar imprevistos como falta de vagas em hotéis ou voos, sua empresa ainda conseguirá reduzir custos. Conforme as reservas forem sendo fechadas, comece a guardar e-mails e comprovantes com valores da sua viagem.

Transporte – Preveja os valores de deslocamento para o hotel, reuniões, eventos e aeroporto. Caso necessário, alugue um veículo. Lembre-se, quanto maior for o preparo da viagem, mais fácil será a prestação de contas.

Controle – Para que as contas fechem, registre em um controle todos os valores, pode ser uma planilha de Excel, assim você poderá checar e comparar com os comprovantes de pagamentos de sua viagem.

Notas fiscais e recibos – Eles são a chave do sucesso para sua prestação de contas, afinal são os comprovantes dos valores dispendidos durante toda a viagem. Solicite e guarde todo e qualquer comprovante de pagamento.

Aplicativos – Outra maneira eficiente de controlar os gastos da viagem é o uso de aplicativos financeiros. Esse tipo de ferramenta otimiza os processos, pois é possível anotar, digitalizar comprovante de pagamentos e compartilhar relatórios.

Relatórios de viagem – Após o retorno da sua viagem, reúna todas as informações e documentos que comprove o valor empregado. Anexe os documentos de controle, notas fiscais e recibos. Se tiver seguido os passos anteriores, o seu relatório será preparado com maior facilidade e agilidade.

A primeira vista, a prestação de contas de uma viagem corporativa pode parecer complicada, mas com planejamento e preparo as etapas são otimizadas e os desencontros de informações são minimizadas.