A importância dos processos em viagens corporativas

Manter o controle as despesas das viagens corporativas dentro ou abaixo do esperado ao mesmo tempo em que garante bons resultados para a organização. Estes são dois grandes objetivos dos profissionais em viagem e que dependem de processos bem definidos para acontecerem dentro das expectativas.

Ao pensar nos processos que envolvem as viagens corporativas, estamos falando do planejamento e organização da viagem, das necessidades do colaborador em viagem e, finalmente, da análise dos gastos e resultados obtidos. Pensando nisso, veja algumas dicas de gerenciamento que ajudam ter viagens bem-sucedidas em todas as frentes.

Processo de planejamento e organização

Este processo envolve as preparações que garantem ao colaborador a ida e volta do destino, a hospedagem e a locomoção no destino. Neste momento cabe fazer pesquisas e entrar em contato com parceiros comerciais para garantir os menores preços em passagens.

Também deve-se buscar os hotéis mais apropriados, considerando não apenas preço e estrutura, mas também a distância entre o hotel e o aeroporto e entre o hotel e os compromissos do colaborador. É preciso fazer este planejamento, fazer as reservas e comprar as passagens com máxima antecedência, isso ajuda a garantir os menores preços.

É indicado definir um processo de compra, que deve ser seguido à risca em todo os planejamento. Assim se consegue arquivar registros, tanto dos colaboradores que viajam quanto dos parceiros comerciais em cada cidade. Com isso ocorrerá muito mais facilidade para organizar a viagem ou negociar preços.

Processos seguidos pelo colaborador em viagem

Ao colaborador em viagem cabe o registro de todos os gastos da forma mais detalhada possível e de acordo com as definições das políticas de viagem. Assim ele consegue garantir o reembolso de seus gastos junto à organização. Por outro lado, a organização se beneficia pois evita dar reembolsos por gastos que não têm relação com o trabalho, já que o colaborador deve apresentar justificativas.

Durante a viagem, o colaborador deve manter sua organização também para ter os melhores resultados, então é importante que a organização organize check-ins regulares e ainda relatórios sobre a viagem, as ações do colaborador e os resultados obtidos. Tudo isso ajuda o gestor a identificar formas para melhorar os processos e também a garantir que o objetivo de viagem está sempre sendo cumprido.

Processo analítico do gestor

Como você pôde perceber, existem vários registros que podem ser coletados sobre as viagens, desde sua organização, passando pela experiência do colaborador e finalizando com seu retorno. Estes registros e documentos são importantíssimos para fazer uma boa gestão.

Com eles os gestores entendem quais são os gastos durante as viagens e podem buscar alternativas para reduzir estes sem prejudicar os resultados dos colaboradores. Eles podem também identificar comportamentos positivos e negativos dos profissionais em viagem e buscar ajustes para otimizar os resultados.

Além disso, o trabalho do gestor fica muito mais fácil na hora de gerar relatórios, demonstrar resultados e trazer dados concretos para as reuniões com os diretores, justificando seu trabalho e conquistando credibilidade junto aos superiores.

O Hotel Real Executive, de Goiânia, ajuda os gestores a fecharem hospedagens perfeitas para seus profissionais em viagem. Bem localizado, o Hotel Real oferece fácil acesso aos centros comerciais e industriais da Grande Goiânia e ao aeroporto, o que facilita a locomoção e reduz custos para profissionais em viagem.

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