Dicas para melhorar a prestação de contas em viagens negócios

Uma pesquisa realizada com mais de 300 executivos descobriu que 95% deles consideravam a prestação de contas em viagens de negócios uma prioridade.

Para fazer essa prestação de uma forma correta e transparente, é preciso ter boas políticas de viagens e processos estruturados dentro da gestão o negócio. Acompanhe a seguir algumas práticas que ajudam melhorar a prestação de contas em viagens de negócios.

Formule uma política de viagens

Muitos artigos em nosso blog ressaltam a importância de ter uma boa política de viagens e isso não é por acaso. A política de viagens define as regras, direitos e deveres tanto da organização quanto do profissional em viagem e garante mais transparência e qualidade na gestão.

Em sua política de viagens deve estar descrito quais os custos que são reembolsados pela organização, quais devem sair do bolso do colaborador e também os casos em que é possível justificar um gasto para ter reembolso, seguindo regras e recomendações e apresentando os documentos necessários.

Planeje reservas e parcerias

Dentro do ano, existem alguns compromissos previamente estabelecidos em outras cidades e isso permite que o gestor planeje as viagens com certa antecedência. A oportunidade de antecipar os custos não pode ser desperdiçada.

Hospedagem e passagens de avião saem mais baratas quando adquiridas com antecedência. Além disso, parcerias podem ser realizadas com empresas de transporte, aviação, hotéis, entre outros, quando o gestor tem a informação de quantos colaboradores irão viajar durante o ano e seus destinos, que muitas vezes são visitados mais de uma vez no ano.

Além de ajudar na organização das viagens já planejadas, as parcerias e convênios formadas pela gestão de viagens também facilitam novas negociações para aquelas viagens não planejadas que surgem durante o ano.

Determine um fluxo de aprovação para as viagens

Mesmo com viagens já esperadas durante o ano, ainda podem surgir muitas outras não planejadas e é preciso ter um bom processo de aprovação para garantir a praticidade e a eficiência do planejamento.

Determine dados relevantes a serem informados pelos requisitantes de viagens, com as informações referentes às atividades e motivos da viagem, além das necessidades logísticas e estruturais que cada viagem demanda. Com isso, fica muito mais fácil organizar e agilizar o processo de autorização e também de logística da viagem.

Seguindo estas dicas, você consegue fazer uma prestação de contas mais eficiente e ainda enxerga com mais clareza as oportunidades de reduzir custos em viagens de negócios posteriores, já que tudo fica mais claro tanto para os colaboradores em viagem quanto para a gestão e a administração do negócio.

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