Como reduzir custos em viagens corporativas

Viagens corporativas são muito comuns nas grandes organizações e são, é claro, ótimas oportunidades de negócios, mas elas podem ser ainda mais lucrativas quando a empresa tem uma boa organização e consegue planejar viagens com o máximo de redução de custos.

Pensando nisso, preparamos algumas dicas para as organizações que desejam economizar sem prejudicar os resultados de suas viagens corporativas, otimizando os resultados positivos e as receitas provenientes deste tipo de investimento. Acompanhe.

Uma boa política de viagens ajuda a reduzir custos em viagens corporativas

Organizações que mandam colaboradores em viagens de negócio frequentes precisam confeccionar e reforçar uma política de viagens. Este documento nada mais é do que a delimitação dos regras e recomendações que norteiam as viagens corporativas.

Uma política de viagens detalhada com as questões que envolvem gastos, segurança e os direitos e deveres dos colaboradores e da empresa é importantíssima para garantir que todas as partes ajam da forma apropriada e benéfica aos interesses administrativos e comerciais da organização.

Desde os orçamentos de deslocamento e hospedagem, até os gastos relacionados alimentação, transporte e reuniões de negócios, passando pelas obrigações de comprovação de gastos e outros documentos relevantes para reembolso e o controle de gastos da empresa, tudo deve ser planejado e definido dentro dos parâmetros estabelecidos pela política de viagens.

Negociar com fornecedores e prestadores de serviço é uma ótima forma de reduzir custos

Cabe ao gestor responsável pela organização das viagens corporativas contatar fornecedores, prestadores de serviços, hotéis e empresas de transporte para pesquisar preços e até mesmo firmar parcerias que ajudam a reduzir os custos das viagens.

Organizações que contam com viagens frequentes podem firmar acordos com empresas de viagens e com hotéis em que os custos ficam mais baratos com a garantia de que os colaboradores vão usufruir sempre dos serviços destas empresas.

Estas negociações podem envolver também condições e prazos de pagamentos, além de benefícios adicionais que podem fazer toda a diferença nos custos das viagens e até facilitar a atuação dos colaboradores em viagem.

Planejar viagens com antecedência faz toda a diferença

Mesmo com parcerias comerciais para ajudar a reduzir os custos com a viagem, é necessário se planejar com antecedência para poder, de fato, ter os menores preços, especialmente quando se trata de transporte e hospedagem, mas não apenas nestes casos.

Conhecer bem o destino que o colaborador irá visitar e entender as particularidades de cada lugar faz muita diferença, já que ainda existem custos de deslocamento dentro da cidade, alimentação e também das reuniões de negócios e eventos que o colaborador irá participar.

Existem cidades em que será necessário alugar um carro, outras em que o deslocamento poderá ser feito utilizando transportes públicos de qualidade. Existem locais em que a alimentação sairá mais cara ou mais barata, então caberia até mesmo buscar parcerias neste sentido.

Alguns eventos vão exigir gastos adicionais e outros não, reuniões de negócios podem exigir a participação de um ou mais colaboradores para serem eficientes. Enfim, são muitos os fatores que, se não antecipados podem trazer custos extras não antecipados. Por isso é importante planejar bem e com antecedência a viagem, evitando ao máximo imprevistos.

Depois de seguir todas estas dicas, ainda é importante ter um bom controle de todas as despesas do colaborador em viagem, para isso é interessante oferecer um modelo de relatório de gastos e reforçar ao colaborador a necessidade de justificar esses gastos para poder ser reembolsado.

Para te ajudar com isso, o Hotel Real Executive preparou um modelo de planilha de controle de gastos, que você pode acessar clicando aqui.

Além de nossas dicas e materiais que ajudam no planejamento e controle de viagens de negócios, o Hotel Real Executive conta com uma estrutura invejável para receber profissionais em viagens corporativas. Conheça o Hotel Real Executive e fale conosco para planejar a próxima viagens de negócios a Goiânia e garantir as melhores condições de hospedagem para seu colaborador em viagem!