Adiantamento de viagem corporativa: o que deve ser considerado?

Seja evento ou reunião corporativa, o colaborador está representando a empresa onde ele estiver. E, para que isso possa ser feito com qualidade, ele vai precisar de respaldo, inclusive financeiro.

Para isso, ter uma política de adiantamento de viagem é primordial. Já falamos sobre políticas de viagens em outro artigo, mas vamos abordar mais especificamente como deve ser considerado na hora de realizar esse tipo de pagamento.

O que é adiantamento de viagens corporativas

Adiantamento de viagens corporativas nada mais é do que a cobertura dos gastos primordiais do colaborador durante uma viagem corporativa.

Sendo assim, é obrigação de toda empresa arcar com gastos de transporte, hospedagem, alimentação, deslocamento e quaisquer outros diretamente ligados às atividades corporativas do colaborador durante a viagem.

Esse pagamento pode ser feito, basicamente, de duas maneiras. Uma, por adiantamento e outra, por reembolso, mediante comprovação de cupons e notas fiscais. Ambas precisam que seja realizada uma prestação detalhada dos gastos durante o período da viagem.

Itens que devem ser considerados para fazer o adiantamento

Cobertura – Deixe claro quais são as obrigações legais da empresa para com o colaborador que vai viajar.

A legislação prevê que sejam cobertos todos e quaisquer custos relacionados diretamente ao trabalho do colaborador durante a viagem, então inclua a alimentação, hospedagem, transporte, deslocamento, combustível, credenciamento em eventos e ligações profissionais, entre outros.

Diária – Estime os custos envolvidos e determine um valor diário a ser gasto para a viagem. Isso contribui para que não haja gastos imprevistos.

Divulgação – O colaborador que vai realizar a viagem deve estar ciente de como a política funciona. Prepare um documento com as diretrizes da política de viagens e disponibilize a todas da empresa.

Deixe claro quais são os critérios e objetivos da política de adiantamento e reembolso, para que a prestação de contas seja mais clara e honesta possível.

Fluxo – Outros itens como o fluxo de como a política de adiantamento vai ser abordada na empresa e quem são os responsáveis por cada etapa, também deve ser alinhada.

Dentro da política de viagens, estabelecer a política de adiantamento é de extrema importância, tanto para o colaborador, quanto para a organização. Pois, todos estarão protegidos e respeitados. O resultado só pode ser sucesso na viagem da sua empresa.