Criando relatório de despesas para viagens de negócios

Viagens de negócios geram custos para organização e colaboradores e é importante que todas as partes saibam exatamente quais destas despesas são de sua responsabilidade.

Para isso existem os relatórios de controle financeiro, eles ajudam a administrar de forma transparente e justa todos custos da viagem para que nem a empresa nem os colaboradores tenham prejuízos e também para manter todos os custos dentro das expectativas.

Veja algumas dicas para desenvolver um bom relatório de despesas, evitar problemas para os envolvidos nas viagens de negócios e garantir mais economia para a organização.

Determine as diferentes despesas

Tanto a organização quanto o colaborador devem ter clareza sobre o quais gastos de viagem que serão ou não reembolsados posteriormente. É importante que não haja nenhuma dúvida e tudo fique bem registrado na política de viagens da organização.

Em geral, costumam ser consideradas despesas corporativas os custos de transporte ou de combustível para compromissos durante a viagem, passagens, hospedagem e alimentação. Todos estes devem ser não apenas listados, mas devidamente comprovados com notas fiscais ou outros comprovantes específicos definidos previamente.

Para a organização, o mais importante – até para ter mais controle – é evitar ao máximo despesas com reembolso. Tudo que puder ser pago direta e antecipadamente pela empresa ajuda a garantir o menor custo possível para a viagem.

Padronize o relatório

Para fazer relatórios com agilidade, mantendo o máximo de controle e organização, é importante definir um modelo que possa ser utilizado para as diferentes viagens de negócios.

Construa o relatório com informações como os motivos da viagem, dados dos colaboradores envolvidos, custo com passagens, custo com hospedagem e custos de deslocamento entre aeroporto, hotel e compromissos de viagem.

Deve-se também deixar um espaço para discriminação dos custos com alimentação, eventos e reuniões de negócios e também com combustível – para o caso de aluguel de carro ou uso do carro próprio.

Além disso, o relatório deve possibilitar a anexação dos documentos comprovantes das despesas e um espaço para discriminação de custos adicionais que deverão posteriormente ser analisados pelos gestores.

Acesse a planilha de gastos de viagens de negócios do Hotel Real e tenha uma boa referência para seu relatório.

Lance mão de soluções tecnológicas

A tecnologia pode te ajudar a organizar e controlar bem as despesas de viagens de negócios. Existem soluções como o Expense, um aplicativo que ajuda a listar despesas e orçamentos de forma simples e intuitiva. Tanto gestores quanto colaboradores podem utilizar soluções como o Expense para manter as despesas sob controle.

Além disso, existem outras soluções tecnológicas muito interessantes para quem está envolvido com viagens de negócios, ajudando a controlar e registrar despesas e também a transitar e fazer networking na cidade destino, entre outras. Veja algumas delas neste artigo.

Agora que você já tem uma boa ideia de como desenvolver o relatório de despesas da viagem de negócios, que tal garantir o melhor custo-benefício na próxima viagem para a região de Goiânia?

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