Como e porque planejar viagens corporativas

Um planejamento de viagens corporativas bem estruturado é uma estratégia para as empresas que visam promover economia, respeito às leis trabalhistas, mantem o funcionário seguro e ainda estimular motivação e engajamento do colaborador durante o período que ele estiver fora representando a empresa.

Outros grandes benefícios de criar regras para as viagens da empresa é o controle da frequência em que elas são realizadas, levantamento das necessidades internas para prospecção de novos negócios, relacionamento com os clientes, treinamentos, reuniões e eventos.

Confira o que é preciso para otimizar os recursos e assegurar retorno sobre os investimentos nas viagens realizadas pela empresa:

Monte um calendário de viagens – Uma agenda de viagens estabelecida com antecedência possibilita definir orçamento, prazos, destinos estratégicos para novos negócios ou eventos da área de atuação da empresa ou equipe.

Com essa programação em mãos é mais fácil negociar preços, pacotes e condições de pagamentos.

Conheça os destinos – Para realizar uma viagem de negócios é preciso conhecer o destino, para garantir que não é período de feriado regional ou algum acontecimento que entre em choque e prejudique a concretização do objetivo da viagem. Bem como pesquisar a estrutura da cidade, para selecionar hospedagem e transporte, por exemplo, com relação aos locais das reuniões ou eventos.

Faça as reservas com antecedência – Principalmente quando se trata de eventos importantes, antecipar as reservas é vital para garantir sua vaga, já pensou se inscrever em um congresso e na véspera não conseguir hospedagem?

Outra vantagem é o valor, pois quando mais antecipado a reserva, maior é a economia.

Política de reembolso – Estabeleça valor máximo para refeições, táxis, gorjetas, telefonemas, estacionamentos e demais gastos regulares. A prestação de contas é importante para que os gastos previstos não sejam ultrapassados ao esperado. Solicite os recibos ou faturas de cartão de crédito, para que seja realizada a conferência das despesas.

Já abordamos algumas dicas sobre como facilitar a prestação de contas da sua viagem de negócios.

Planejar as viagens corporativas serve para garantir praticidade, segurança e conforto para os funcionários. Automatizar do controle de gastos, solucionar problemas de forma rápida e eficiente e, ainda, favorecer cumprimento de todos os códigos definidos na política de viagens da organização.