4 dicas sobre política de reembolso em viagens corporativas

Quem viaja a trabalho sabe o quão importante é ter bem definidos os limites de gastos e a política de reembolso. Este planejamento serve para manter a boa saúde financeira da empresa e evitar possíveis desgastes.

Uma política de reembolso em viagens corporativas é importante para que o colaborador siga processos bem definidos e saiba quanto poderá gastar, com a segurança de que seus custos estarão garantidos pelo empregador.

A empresa é outra beneficiada com a política de reembolso em viagens corporativas. Isso porque, através do que é delimitado pelas regras, mantém gastos dentro do previsto para alcançar os objetivos traçados e evita surpresas em relação ao que foi investido.

1. Defina a documentação exigida para o reembolso

É preciso deixar claro ao empregador quais os documentos exigidos para efetivar o reembolso: notas fiscais, recibos, comprovantes. É de responsabilidade do gestor definir o que será mais eficiente para a comprovação dos gastos do colaborador.

2. Analise a fatura em caso de cartão corporativo

Se a empresa possui um cartão corporativo e estabelece um valor máximo de gastos livres, pode ser que o colaborador esteja isento de apresentar comprovantes. Porém, cuidado! É preciso destacar na política de reembolso em viagens corporativas o uso adequado deste recurso.

No entanto, se este não for o caso, é necessário analisar a fatura do cartão corporativo e definir a necessidade ou não da apresentação de outros documentos que ajudem a comprovar os gastos.

3. Prestação de contas – Report

É de suma importância definir também a data limite e a forma que funcionará a prestação de contas após a viagem.  Na escolha da forma de report, priorize a desburocratização do processo, o tornando simples e objetivo para que haja melhor aderência dos colaboradores.

4. Variação cambial

É necessário constar na política de reembolso de viagens corporativas qual regime cambial será utilizado e qual data será considerada: a taxa vigente na data do gasto, ou do ressarcimento.  Esta definição é que mantém o colaborador a par sobre como o reembolso será feito.

Seguindo estas dicas, a política de reembolso irá assegurar o colaborador e a empresa, garantindo que a viagem e a prestação de contas ocorram da melhor e mais objetiva maneira possível.