Flexibilização da política de viagens corporativas

A burocracia é necessária para garantir a organização das empresas e a boa gestão de viagens corporativas, porém existe uma discussão forte sobre até que ponto é necessário aprovar cada gasto que um colaborador tem em uma viagem. Será possível simplesmente ter os gastos dentro de um teto pré-aprovados, necessitando apenas dos comprovantes para validar as escolhas referentes às viagens?

O diretor geral da CWT Gestão de Viagens, Fernando Michelline, afirma que os clientes que decidiram flexibilizar a compra de bilhetes aéreos, por exemplo, tiveram uma economia de até 30% nos gastos com passagens.

Segundo Fernando, quando a compra está adequada à política de viagens da empresa não existe necessidade de aprovação, muito menos dos executivos de alto escalão que, normalmente, levam dias para poder dar atenção ao pedido. Essa demora, além de desnecessária, causa um aumento nos custos da passagem em grande parte das vezes, afinal os preços são maleáveis.

Benefícios de uma maior flexibilização na política e gestão de viagens

Além do benefício econômico, escancarado por Fernando, as empresas que flexibilizam a política de viagens corporativas, reduzindo a burocracia, perdem menos tempo na organização, acompanhamento e na emissão de relatórios de viagens. 

Processos mais simples, quando bem desenhados, diminuem o trabalho e o stress para todos, desde o colaborador até o presidente da empresa, em uma reação em cadeia. O ideal é que não sejam instituídas normas, mas sim diretrizes para as viagens, com recomendações de limites de gastos e das documentações. 

Com tudo bem registradas e embasando as decisões de gastos, tanto na organização, quanto durante a própria viagem – em que existem diversas situações que podem acontecer –  o colaborador pode tem uma maior autonomia para lidar com imprevistos e o gestor preserva a organização sem ter de lidar com uma carga de trabalho e de nervosismo desnecessária.

Ações que ajudam a flexibilizar a política de viagens

Em primeiro lugar, é importante ter objetivos bem definidos, pensando tanto na praticidade, quanto no conforto e na conveniência do viajante e até do gestor de viagem, que dá todo o suporte ao colaborador. 

Também é importante oferecer faixas de gastos, opções de empresas para serem utilizadas e opções de serviços que podem ser acessados durante a viagem, para facilitar a vida do colaborador, ao mesmo tempo em que garante que os gastos sejam dentro de uma previsão razoável e aproveitando os benefícios oferecidos por parceiros da organização, como hotéis, empresas de viagens e empresas de transporte urbano, por exemplo.

Acima de tudo, é crucial levar em conta as particularidades da empresa, seus valores e as expectativas que a diretoria colocam sobre o departamento. A política de viagens deve ser flexibilizada com cuidado e atenção para evitar problemas futuros, principalmente na hora de justificar gastos.

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