Como evitar prejuízos em viagens corporativas

Muitos detalhes devem ser levados em consideração na hora de organizar sua viagem de negócios, um deles é saber como realizar uma organização financeira assertiva. A melhor forma de evitar prejuízos em viagens corporativas é fazendo um planejamento minucioso, que considere o transporte para e dentro do destino, hotéis, documentos e até bagagem.

Detalhes que fazem a diferença para economizar em viagens corporativas

Passagens: Comprar passagens com antecedência de 60 a 90 dias pelo menos pode gerar uma grande economia. Quanto mais cedo você comprar as passagens, menor será a concorrência por elas, ou seja, os preços não estarão inflacionados.

Documentação e bagagem: Antes de viajar tenha ciência das exigências da companhia de transporte para evitar gastos extras por conta de erros simples como atrasos no check-in por problemas na documentação ou mesmo sobrepeso da bagagem.

Seguro: Esta dica é válida especialmente para gestores. Fazer um seguro para os colaboradores em viagem é importantíssimo para evitar gastos extras – que podem ser enormes – em caso de acidentes, roubos e problemas médicos que possam surgir durante a viagem.

Hotel: Além de reservar com antecedência para pagar menos, é importante escolher hotéis estruturados para receber profissionais em viagem, evitando gastos maiores caso seja necessário utilizar um escritório ou até uma sala de reunião. Também é importante que o hotel escolhido fique próximo aos locais que estão no cronograma e serão visitados pelo profissional em viagem.

Transporte: Ficar hospedado próximo aos compromissos de viagem ajuda, mas também é preciso ter uma estratégia para se locomover no destino, pesquise opções de transporte e veja qual é mais interessante para o profissional em viagem. Dependendo da quantidade de compromissos, alugar um carro pode ser mais vantajoso que andar de táxi ou uber, por exemplo.

Utilize recursos tecnológicos

Hoje, existem diversos aplicativos que ajudam a controlar os gastos durante viagens e também a encontrar as melhores opções de restaurantes, transporte e para organizar aspectos logísticos da viagem.

Um exemplo é o aplicativo VExpenses, que permite organizar documentos e gastos durante a viagem, inclusive permitindo guardar recibos e notas que deverão ser utilizadas para justificar gastos. Isso ajuda tanto o gestor quanto o colaborador em viagem, evitando mal entendidos.

Também é possível utilizar uma planilha para prestação de contas detalhada com os diferentes custos e seus limites, para ajudar a planejar e controlar os gastos durante a viagem. Veja um modelo de planilha de prestação de contas 

Conheça a política de viagens

Outro fator extremamente importante para evitar problemas e também para determinar as responsabilidades do colaborador e da corporação com relação às viagens corporativas é a política de viagens. Entenda mais sobre o que é e como desenvolver uma boa política de viagens.

Além de aproveitar estas sugestões para economizar, você pode acompanhar muito mais dicas que ajudam a tirar o máximo proveito de suas viagens corporativas nos artigos do Hotel Real Executive.

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