Como estruturar uma política de viagens eficiente na sua empresa: do planejamento ao bem-estar do colaborador

Em muitas empresas, as viagens corporativas são parte essencial da operação — seja para reuniões com clientes, visitas técnicas, treinamentos ou participação em eventos estratégicos. No entanto, quando esses deslocamentos ocorrem sem uma diretriz clara, o resultado pode ser uma gestão ineficiente de recursos, falhas na prestação de contas e, principalmente, o desgaste físico e emocional do colaborador.

Por isso, estruturar uma política de viagens corporativas bem definida é uma necessidade. E mais do que um documento burocrático, ela deve funcionar como um instrumento de gestão estratégica e de cuidado com as pessoas.

O que é uma política de viagens corporativas?

A política de viagens é o conjunto de regras, diretrizes e boas práticas estabelecidas por uma empresa para orientar os deslocamentos profissionais de seus colaboradores. Ela trata desde os critérios para autorização da viagem, até o reembolso de despesas, escolha de hospedagem, transporte, alimentação, conduta esperada e mecanismos de controle.

Sua principal função é garantir padronização, transparência e eficiência na gestão de viagens, evitando abusos, erros ou desconfortos desnecessários tanto para a empresa quanto para o profissional que viaja.

Quais elementos não podem faltar?

Uma política eficiente deve ser clara, objetiva e adaptada à realidade da empresa. Os principais pontos a considerar incluem:

• Critérios para aprovação da viagem: quando é necessário viajar e quais cargos ou situações têm prioridade;
• Hospedagem: faixas de preço, localização desejada (próxima ao cliente, aeroporto ou eventos), padrão de conforto;
• Transporte: tipos de transporte permitidos, regras para aluguel de carro, uso de aplicativo, deslocamento entre cidades;
• Alimentação e diárias: se haverá pagamento por diária ou reembolso mediante comprovantes;
• Reembolsos e prestação de contas: prazo para envio de notas fiscais e formas de reembolso;
• Conduta e representação: orientações quanto à imagem da empresa durante a viagem, vestimenta adequada e uso do cartão corporativo, por exemplo.

Não se esqueça do fator humano: o bem-estar do colaborador

Viajar a trabalho não é, por definição, um momento de descanso. O deslocamento entre cidades, os compromissos profissionais intensos e a ausência do ambiente familiar podem gerar estresse, cansaço e queda de produtividade.

Por isso, uma política inteligente deve considerar a estrutura de apoio ao colaborador em trânsito:

• Hospedagem com conforto e estrutura para trabalhar: priorize hotéis executivos que ofereçam estações de trabalho nos quartos, room service e localização estratégica, como o Hotel Real Executive, em Aparecida de Goiânia;
• Intervalos entre compromissos e tempo de descanso: evite sobrecarregar a agenda do colaborador;
• Refeições bem planejadas: estabeleça critérios para que ele possa se alimentar de forma saudável e tranquila;
• Facilidade no processo de reembolso: sistemas simples e prazos razoáveis ajudam a evitar burocracia e estresse após a viagem.

Quando o colaborador percebe que a empresa se preocupa com sua experiência fora da sede, ele responde com mais engajamento, profissionalismo e confiança.

Os benefícios de uma política bem aplicada

Uma política de viagens bem estruturada oferece vantagens reais para a empresa e o colaborador:

• Redução de custos e desperdícios, com critérios claros para transporte, hospedagem e alimentação;
• Segurança jurídica e fiscal, com controle de notas, limites de gastos e registros organizados;
• Mais produtividade nas viagens, ao evitar deslocamentos mal planejados ou hospedagens desconfortáveis;
• Valorização do colaborador, que se sente cuidado e representado de forma adequada.

Além disso, a clareza nas regras evita conflitos internos, facilita o trabalho do setor de RH e promove uma cultura de responsabilidade e confiança.

Como criar ou revisar a política de viagens da sua empresa

Se a sua empresa ainda não tem uma política de viagens, ou se ela está desatualizada, o ideal é:

1. Mapear a realidade atual das viagens: volume, destinos, perfis de viajantes, média de custos;
2. Definir objetivos claros: conter despesas? Dar mais conforto? Melhorar o processo de reembolso?;
3. Construir a política de forma colaborativa, ouvindo líderes e colaboradores que viajam com frequência;
4. Redigir um documento claro e acessível, evitando jargões jurídicos ou regras confusas;
5. Capacitar os setores envolvidos (RH, financeiro e lideranças);
6. Revisar periodicamente a política para adaptá-la às mudanças na operação e nas legislações trabalhistas.

Criar uma política de viagens corporativas não é apenas uma medida de controle — é uma estratégia para fortalecer a gestão empresarial e oferecer mais bem-estar e segurança aos colaboradores que representam sua marca fora da sede.

A experiência da viagem começa no planejamento, passa pela escolha da hospedagem e termina no retorno com a sensação de que tudo foi conduzido com cuidado e profissionalismo.

E se sua empresa busca um hotel executivo com estrutura para atender colaboradores em trânsito com conforto, praticidade e atendimento cordial, conheça o Hotel Real Executive — nosso negócio é receber bem.