Os erros mais comuns no reembolso de despesas de viagens corporativas

O planejamento é uma das etapas mais importantes das viagens de trabalho e necessita de um acompanhamento próximo do setor de compras nas empresas. No entanto, nem sempre esse processo acontece conforme o planejado e muitas vezes essas empresas precisam pedir reembolso dessas despesas.

Seja por insatisfação em relação aos serviços prestados ou por mudanças nos planos de viagem, o pedido de reembolso faz parte do cotidiano de um setor de compras. Porém, muitas empresas acabam cometendo alguns erros ao fazer esse pedido de reembolso, o que prejudica o investimento feito na viagem de negócios.

Por isso, no artigo a seguir você confere alguns dos erros mais comuns no reembolso de despesas de viagens corporativas e como evitá-los. Continue a leitura para saber mais!

Viagens corporativas e planejamento financeiro

Atualmente, saber como planejar adequadamente uma viagem de negócios vai além de cumprir uma checklist de requisitos básicos e tentar gastar menos. Para empresas que precisam constantemente ter seus representantes viajando a negócios, saber como planejar é um elemento decisivo no sucesso dessas empreitadas.

As viagens corporativas devem compor o planejamento financeiro dessas empresas, o que inclui protocolos padrões para diferentes situações, como no caso da necessidade de reembolso. Dessa forma, é possível evitar uma série de problemas e evitar surpresas sempre que a empresa necessitar de um reembolso das despesas de viagens corporativas.

Sabendo disso, existe uma série de erros comuns que as empresas cometem ao abrirem um processo de reembolso de serviços prestados em viagens corporativas. A seguir, você confere alguns desses erros e como evitar que esses erros prejudiquem o planejamento de viagens corporativas nas organizações.

Reembolso de despesas corporativas: alguns erros comuns

O mercado de viagens corporativas está atualmente passando por um processo de reaquecimento. Segundo especialistas, a tendência é que esse crescimento seja ampliado ainda mais este ano.

Por isso, é necessário que para aproveitar esse reaquecimento de forma adequada, as empresas se programem e saibam como e quando pedir reembolso. Veja alguns dos principais erros cometidos pelas empresas ao pedir reembolso dessas despesas.

1. Não se atentar a políticas de reembolso

Talvez um dos principais vilões de qualquer processo de reembolso de despesas de viagens de negócios, as políticas de reembolso devem sempre ser observadas com cuidado. Isso porque muitas vezes empresas e clientes acabam por aceitar essas políticas na contratação do serviços e são pegos de surpresa ao pedirem o reembolso.

Um exemplo disso são as chamadas tarifas não reembolsáveis, geralmente cobradas como taxas dos processos de reserva e compra. Se a empresa possui um orçamento limitado, antes de contratar qualquer serviço, é preciso verificar as políticas de reembolso para que, caso seja feita uma solicitação, sua empresa não saia em prejudicada.

2. Fazer solicitações fora do prazo

Um outro erro muito comum das empresas é realizar pedidos de reembolso fora do prazo determinado na contratação do serviço. Geralmente, o setor de prestação de serviços, sobretudo no turismo, são extremamente dependentes de seus calendários e previsões.

Por isso, a maioria das empresas desse setor possui regras claras com relação a prazos de cancelamento ou mudanças nos pacotes. Caso contrário, é comum se deparar com multas e outros atritos caso sua empresa faça uma solicitação de reembolso ou cancelamento fora do prazo.

Portanto, é necessário se atentar aos prazos determinados pela empresa que está prestando o serviço na viagem corporativa. Dessa forma, você garante que as despesas não sejam maiores caso haja uma mudança de planos.

3. Não registrar despesas da forma correta

Quando o assunto é o controle de gastos, o setor de compras de uma empresa deve ser rígido na coleta e armazenamento de comprovantes de compras e prestação de serviços. Não só por uma questão de controle de gastos, como também de transparência da gestão e balanço dos resultados.

No que diz respeito aos reembolsos das despesas corporativas, é comum que seja preciso comprovar o conjunto de gastos e em alguns casos até dos prejuízos para que a empresa seja ressarcida da forma correta. Por isso, se possível, registre as despesas de viagem de forma adequada e digitalize a documentação comprobatória sempre que possível.

Dessa forma, sua empresa garante não só que o registro das despesas da viagem corporativa seja transparente, mas que também consegue exigir seus direitos de uma forma mais tranquila.

4. Não possuir um plano B

Seja no planejamento, andamento ou conclusão de uma viagem corporativa, uma empresa precisa estar preparada para imprevistos em qualquer etapa do processo. Para os processos de reembolso de despesas de viagens corporativas, essa é uma realidade ainda mais presente.

Sendo assim, sua empresa precisa ter um protocolo básico para mudanças de última hora e de pedidos de reembolso. Dessa forma você garante que sua empresa estará preparada caso precise solicitar algum reembolso reconhecendo os próprios direitos e deveres nesse processo.

Além disso, uma planejamento de viagens também conta com um leque de opções caso a viagem acabe não seguindo conforme o planejado. Com isso, sua empresa estará preparada e não será pega de surpresa, seja no ressarcimento de danos ou nos pedidos de reembolso.

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