Política de viagens corporativas: como ter maior tranquilidade e economia ao organizar viagens a negócios

Confira os 7 principais itens que devem fazer parte da política de viagens da sua empresa, garantindo maior controle de despesas, agilidade de operações e fortalecimento da cultura organizacional.

Seja em eventos de integração de equipes, capacitação de colaboradores, na supervisão de operações ou fechamento de novos negócios, as viagens corporativas apresentam inúmeras oportunidades e vantagens às empresas. 

No entanto, seus benefícios também vêm com alguns custos e riscos envolvidos. Transporte, hospedagem e alimentação são apenas algumas das preocupações, além de todos os imprevistos que cada uma pode apresentar para o financeiro da empresa e para a saúde do colaborador. E não podemos esquecer também da própria postura do colaborador, que estará representando a empresa no local de destino.

Estando no ramo de hospedagem corporativa há alguns anos, sabemos que são muitas questões que devem ser pensadas com cuidado por uma instituição para se certificar que a viagem seja frutífera, tranquila e econômica, fazendo o melhor uso de seus recursos humanos e monetários.

Por isso, indicamos que, para organizar e gerenciar viagens que atendam às expectativas tanto da empresa quanto do viajante, é essencial elaborar (e seguir) a política de viagens da sua empresa.

Política de viagens corporativas

Como um manual, a política de viagens corporativas irá estabelecer as regras, instruções e informações que todo colaborador deve ter ciência para que os deslocamentos sejam organizados com muito mais agilidade, tranquilidade e economia.

É um documento a ser desenvolvido com a colaboração de várias áreas da empresa para que possa ser pensado e detalhado de acordo com os objetivos e valores da instituição e as necessidades das equipes. Assim, diversos aspectos podem ser padronizados, orientando os envolvidos em todo o processo para obter maior sucesso nas viagens.

Toda e qualquer empresa que tenha viagens corporativas em sua rotina irá se beneficiar ao desenvolver sua política de viagens, sendo algumas das vantagens:

• Maior clareza e agilidade nas tarefas operacionais (pesquisa, contratação de serviços, envio de documentos etc.)
• Controle de despesas
• Maior clareza sobre o papel, responsabilidades e postura do viajante
• Estratégias mais alinhadas com os valores e objetivos da empresa
• Maior economia
• Fortalecimento da cultura da empresa
• Melhores parcerias com fornecedores para maior custo-benefício

Como elaborar uma política de viagens corporativas

Cada empresa deve desenvolver sua própria política de viagens corporativas, de forma que ela abarque a realidade atual que a organização se encontra, seus objetivos e seus processos internos.

Uma dica é montar um arquivo mais extenso com todas as informações e outro mais simples, com apenas um resumo, para se certificar que seu colaborador irá ler e estar ciente do essencial. 

Separamos alguns dos principais itens que uma política de viagens corporativas deve ter, confira:

• Regras gerais

Como sugerimos na dica do resumo, é preciso elencar as informações e regras mais importantes, mesmo que pareçam óbvias. O ideal para esta seção é não passar de uma página, com apenas o essencial.

• Objetivos

Entender o porquê das coisas gera mais conexão e engajamento, então deixe claro os objetivos da política de viagens e a importância de segui-la, mostrando como será benéfico para colaboradores e empresa.

Você pode (e deve) especificar os objetivos segundo os valores e cultura da empresa, pontuando se o foco é reduzir custos, padronizar procedimentos, garantir bem-estar e conforto dos colaboradores ou o que for prioridade para sua organização.

• Fluxos

Defina e detalhe todos os processos de solicitação, autorização, aprovação, prestação de contas e demais tarefas envolvidas. Com a equipe ciente de como ocorrem os fluxos, os procedimentos são feitos com muito mais agilidade e precisão. Não esqueça de indicar também a pessoa que deverá ser procurada em caso de dúvidas.

• Detalhamento de serviços de transporte aéreo, hospedagem, locação de automóveis, traslado

Especifique quais serviços e categorias de serviços cada colaborador terá direito. O que será pago pela empresa e o que é responsabilidade do viajante? Será possível alterar algum serviço por uma preferência e custeio individual, como um upgrade na classe do transporte ou uma acomodação diferente? Todas essas dúvidas devem ser respondidas para evitar desentendimentos e confusão.

• Condições de reembolso e adiantamentos

Para evitar prejuízos tanto à empresa quanto aos colaboradores, deixe claro também as políticas de reembolsos e adiantamentos, estabelecendo os limites de despesas cobertas pela empresa, no que o dinheiro pode ser utilizado e quais comprovantes serão necessários para eventuais reembolsos. Lembre-se de delimitar um prazo de solicitação e especificar como deve ser feito o procedimento.

• Procedimentos em caso de imprevistos ou emergências

Imprevistos, acidentes ou emergências podem acontecer a qualquer pessoa em qualquer ocasião, e ter um plano preparado com o que deve ser feito e quem deve ser contactado em cada tipo de ocorrência irá garantir segurança, confiança e muito menos dor de cabeça ao viajante e à empresa.

• Parceiros e fornecedores

Como mencionamos, criar sua política de viagens corporativas é uma excelente oportunidade para fidelizar com fornecedores, formando parcerias e negociando condições e benefícios melhores para sua empresa e colaboradores. Mesmo que seja opcional para o viajante, informe na política que há benefícios em usar os serviços de empresas parceiras específicas. 

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