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Política de reservas online: como funciona esse documento

26 de dezembro de 2023
Por: Trama Digital Política de reservas Política de reservas online de hotel

Quando o assunto é viagem corporativa, a quantidade de imprevistos e questões de agenda são problemas comuns e que podem gerar adiamentos ou até cancelamentos. Para quem realiza reservas em hotéis de forma online, a observação da política de reservas é um fator importante para evitar prejuízos na viagem.

Sendo assim, entender esse documento é essencial não só para quem realiza a reserva como também para o hotel responsável pela sua elaboração. No artigo a seguir, vamos explicar o que é uma política de reservas online, o que há nesse documento e quais informações são importantes.

Continue a leitura para saber mais!

O que é uma política de reservas?

Uma etapa importante no processo de planejamento de viagem corporativa é a observação da política de reservas da empresa responsável pela prestação de serviço. Isso porque é essa política que vai definir as diretrizes dos principais tópicos relacionados ao processo de hospedagem e outros assuntos.

Mas o que exatamente é uma política de reservas?

Em suma, a política de reservas é um documento que define

Dentre as informações presentes em uma política de reserva estão:

  • Regras da reserva;
  • Informações sobre pagamento;
  • Regras de cancelamento;
  • Questões de privacidade e segurança;
  • Multas e penalizações.

Geralmente, a política de reserva é apresentada ao cliente antes ou durante o processo de reserva como forma de garantir direitos e deveres de ambas as partes no serviço contratado. Nos últimos anos, com o crescimento das reservas online, a política de reservas também está presente também nas plataformas e aplicativos de reserva. 

Isso torna esse um documento importante para o hóspede, que deve sempre observar a política de reservas como forma de garantir os próprios direitos. Por outro lado, esse é um documento que também é valioso para os hotéis, que devem estabelecer políticas claras e que comportem os principais tópicos desse processo.

Dito isso, quais as informações principais que estão presentes neste documento? A seguir, você confere os principais tópicos que fazem parte de uma política de reservas online e sua importância.

Quais informações são importantes?

Conforme vimos no tópico anterior, a política de reservas online traz informações sobre as diretrizes gerais e específicas do processo de reserva, tornando esse documento altamente importante tanto para quem hospeda quanto para quem reserva.

Confira a seguir algumas das informações importantes que estão presentes na política de reservas.

Regras de cancelamento

Uma das partes mais importantes de um política de reservas online, as regras de cancelamento ou não comparecimento definem as regras, prazos e condições de cancelamento. Nesse caso, o hotel pode definir uma política específica como prazo máximo para cancelar uma reserva ou penalidade caso haja algum descumprimento do horário estipulado.

O ideal é que essa regra informe o cliente até quando ele pode realizar o cancelamento antecipado, sob o risco de penalidade.

Política de pagamento

Neste tópico são definidos todos os assuntos relacionados às formas que o cliente pode pagar pelo serviço, como formas de pagamento aceitas, taxas e políticas de depósito. Neste tópico também são colocadas informações como pagamento antecipado e 

Para os hotéis que farão a reserva, o recomendado é ter uma gama ampla de formas de pagamento. Enquanto para os hóspedes, é ideal ter mais de uma opção na hora de pagar e escolher com cuidado quais opções melhor se adequa ao próprio perfil.

Regras de reembolso

Outro tópico da política de reservas são as regras de reembolso. Assim como no caso do cancelamento, neste tópico são definidas as regras caso o hóspede peça o cancelamento da reserva.

O prazo, a forma de reembolso e o prazo para pedido do reembolso são partes importantes deste tópico. Além disso, multas e penalizações também devem ser definidas nessa parte.

Termos e condições

Todas as políticas de reservas devem possuir termos e condições gerais que definem as condições gerais da prestação do serviço de hospedagem. Além disso, essa parte também deve ser pautada pela descrição de direitos e deveres tanto do local de hospedagem quanto do hóspede.

Políticas do próprio hotel

Além dos tópicos comuns a todos os hotéis e locais de hospedagem, a política de reservas também pode comportar regras específicas do próprio hotel. Em adição a regras como cancelamento e reembolso, existem questões específicas da prestação de serviços do hotel.

A definição deste tópico depende do tipo de serviço que o hotel presta em serviços como horário de funcionamento da recepção, horários de check-in e check-out e regras para animais de estimação, por exemplo.

Gostou deste artigo? Veja também o nosso post com 7 dicas para planejar viagens corporativas!

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