O que é considerado para a criação de uma boa política de viagens corporativas

Empresas que lidam com viagens de negócios devem dar uma atenção especial a todos os fatores que envolvem estas viagens e evitar gastos desnecessários prejudiciais à empresa.

As políticas de viagens facilitam o controle e o entendimento de todos os deveres e direitos da empresa e representantes, apresentando regras claras para a prestação de contas e possíveis reembolsos dos gastos extras.

Veja o que é levado em conta na hora de desenvolver uma política de viagens corporativas coerente e justa para as empresas e seus colaboradores.

Políticas de viagem levam em conta as necessidades específicas de cada empresa

Toda empresa tem suas limitações e uma política de viagens eficiente respeita estas limitações e ajuda a evitar que, tanto o colaborador, quanto a empresa, tenham atritos e dificuldades financeiras antes, durante e após a viagem de negócios.

Empresas conscientes delimitam um orçamento base para as viagens, considerando os custos de deslocamento, alimentação e hospedagem.

Isso evita que os colaboradores gastem de forma desregrada, já que precisam buscar alternativas que caibam no orçamento, impedindo que a empresa tenha custos não previstos, que podem ser muito nocivos e influenciam diretamente no cálculo de retorno sobre o investimento (ROI) em viagens.

Políticas de viagem devem ser claras e objetivas

Ter uma política bem planejada e redigida faz toda a diferença, pois evita confusões de interpretação que causam transtornos entre a empresa e seus colaboradores.

As políticas de viagem devem conter regras específicas para os gastos e comportamento, além  de muita clareza sobre os deveres e direitos de cada parte envolvida.

Uma parte que exige total transparência nas políticas é a que delimita os limites de gastos da viagem e quais os documentos que podem ser utilizados para justificar os gastos. Normalmente documentos fiscais e declarações específicas de outras partes envolvidas são suficientes para tal.

Os limites da política de viagens devem ser completamente especificados

Muitas empresas trabalham com o self booking, que permite que colaboradores que sairão em viagem delimitem todos os gastos logísticos e enviem para aprovação do gestor da empresa.

Cabe à empresa criar uma política de viagens que defina limites de gasto de forma muito específica. Devem ser listados todos os gastos necessários, e o valor destinado para cada um dos itens.

É possível criar uma planilha de prestação de contas que apresenta os diferentes gastos e seus limites.  Elas devem ser preenchidas pelos colaboradores que irão em viagem, sempre dentro das regras já estabelecidos pela política de viagens.

Veja um modelo de planilha de prestação de contas

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