Desenvolvendo uma política de reembolso para viagens corporativas

A política de reembolso para viagens corporativas é imprescindível para qualquer negócio que lida com viagens constantemente, tanto para garantir a segurança dos colaboradores, quanto para não prejudicar a saúde financeira da organização.

Colaboradores que fazem viagens a trabalho devem ter limites bem definidos e a consciência sobre quais os tipos de gastos que podem e devem ser reembolsados pela empresa. A dúvida pode levar a problemas e frustrações para todos os envolvidos e prejudicar o clima organizacional.

Veja algumas preocupações que o gestor deve ter na hora de definir uma política de reembolso para as viagens corporativas.

Transparência

A política de reembolso deve ser desenvolvida prezando pela transparência e o entendimento dos colaboradores e dos gestores. A política é um guia para definir os orçamentos para as viagens e deve considerar também possíveis imprevistos.

Deverão estar descritas regras em que cada tipo de gasto é justificado, desde a hospedagem até uma simples refeição. Além disso, também é necessário determinar as exceções em que os gastos serão cobertos pela empresa, desde que apresentadas justificativas.

E todos os gastos que serão reembolsados devem ser apresentados junto com documentos fiscais comprovando ações e valores. Dessa forma a política fica clara e fácil de ser seguida pelos colaboradores sem maiores problemas e conflitos.

A política de reembolso deve seguir a legislação trabalhista

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o reembolso por viagens deve ser previsto em contrato e não pode interferir nem considerar a remuneração do colaborador.

Gastos com diárias e aluguel de carro, por exemplo devem ser de responsabilidade específica do empregador e também determina que todos os compromissos de trabalho devem seguir o horário de trabalho do colaborador, sendo que compromissos fora deste período devem gerar remuneração de horas extras ou folgas.

O deslocamento também deve ser considerado como trabalho, então o trabalhador deverá ser remunerado pelo tempo gasto se deslocando ao destino, inclusive por paradas, escalas e conexões durante a viagem.

Falando especificamente de reembolso, a legislação determina que os colaboradores podem pagar despesas com seu dinheiro e receber de volta da empresa ou mesmo receber um adiantamento para cobrir tais gastos, recebendo mais valores caso seja necessário – sempre com confirmação de todos os gastos com um documento fiscal dentro de um prazo determinado.

Benefícios de criar uma política de reembolso

Ter uma política de reembolso facilita a gestão de viagens, projeção de gastos e o controle financeiro da organização. Documentos, relatórios, monitoramento e planejamento de viagens futuras, todos são beneficiados pela política de reembolsos, que ajuda a criar um bom banco de dados relevantes com relação ao comportamento dos colaboradores e a previsibilidade das situações que podem surgir durante viagens corporativas.

A organização e o bom entendimento entre todas as partes também ajuda a manter um bom clima organizacional e um nível positivo de motivação entre os colaboradores, o que acaba influenciando nos resultados das viagens e dos negócios como um todo.

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