Adicional de viagem: o que diz a lei e quando a empresa deve pagar?

As viagens corporativas e os direitos relacionados são frequentemente fonte de dúvidas para muitos empregadores e empregados, especialmente no que diz respeito ao adicional de viagem conforme a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Compreender esse benefício é essencial para garantir uma remuneração justa e a correta aplicação das normas tributárias.

O adicional de viagem, embora conhecido no meio empresarial, muitas vezes é mal compreendido. É crucial entender suas particularidades para assegurar a distribuição justa de salários e a conformidade fiscal. Avaliar cada situação individualmente, respeitando as normas da CLT ou as estipulações do contrato de trabalho, é fundamental para evitar litígios trabalhistas.

É importante lembrar que o pagamento de horas extras durante viagens ocorre apenas em condições específicas. Portanto, é essencial implementar um sistema de controle rigoroso e específico para essas situações, a fim de evitar conflitos.

Neste artigo, vamos explorar como calcular o adicional de viagem, as situações que exigem seu pagamento e as demais despesas corporativas que são responsabilidade da empresa durante deslocamentos profissionais.

O que é o adicional de viagem?

Embora não explicitamente detalhado na legislação brasileira, o adicional de viagem pode ser entendido como um acréscimo ao salário concedido aos empregados que viajam a trabalho. Esse benefício é um valor adicional ao salário regular, aplicável independentemente de estar previsto no contrato de trabalho.

Geralmente referido como horas extras de viagem, esse adicional é aplicável sob condições específicas e normas predefinidas. Para calcular o valor correto, as empresas devem adotar a seguinte prática: para dias úteis, o valor da hora de trabalho do empregado é acrescido de 50%; para domingos, feriados ou dias de descanso remunerado, o valor da hora é somado a 100%.

Essas diretrizes ajudam as empresas a calcular o valor correto, garantindo que o pagamento do adicional de viagem esteja em conformidade com os princípios de equidade, alinhado às políticas de viagens corporativas e ao contrato de trabalho.

Planejar diretrizes para viagens a trabalho reduz custos para a empresa e facilita o reembolso de despesas.

Quando a empresa deve pagar?

A obrigação de uma empresa em pagar o adicional de viagem ou horas extras durante deslocamentos a trabalho é complexa, devido à interpretação aberta das normas da CLT.

“Art. 4º da CLT – Considera-se como de serviço efetivo o período em que o empregado esteja à disposição do empregador, aguardando ou executando ordens, salvo disposição especial expressamente consignada”.

Na prática, a aplicação deste artigo não é tão simples. A jurisprudência tende a reconhecer o direito ao adicional quando o empregado realiza tarefas além do horário normal de trabalho ou está à disposição da empresa.

Portanto, se a jornada de trabalho do empregado, incluindo a viagem, não exceder as 8 horas diárias ou 44 horas semanais estabelecidas pela CLT, geralmente não se justifica o pagamento de adicionais. No entanto, se a empresa possui um sistema de controle de jornada, como ponto eletrônico, e registra atividades além da jornada regular durante a viagem, o pagamento de horas extras ou adicionais de viagem é obrigatório.

Se for registrada qualquer atividade que exceda a jornada regular em contexto de viagem, torna-se obrigatório o pagamento de horas extras ou adicionais de viagem. Em contrapartida, para funcionários que não possuem um registro detalhado de suas horas ou que ocupam posições de confiança com horários flexíveis, a remuneração adicional geralmente não se aplica, pois não há como quantificar o tempo de trabalho excedente.

Dessa forma, a determinação para o pagamento do adicional de viagem baseia-se em uma combinação de fatores, incluindo a existência de controle de jornada, a natureza das atividades executadas e a estrutura contratual do empregado, alinhando-se às diretrizes de política de viagens e respeitando os direitos e deveres estabelecidos no contrato de trabalho.

Leia também: Quais são os direitos de quem viaja a trabalho?

Outras despesas de responsabilidade da empresa

Além do adicional de viagem, as empresas são responsáveis por várias despesas associadas às viagens corporativas, que podem ser cobertas por adiantamento ou reembolso. Uma política bem estruturada otimiza recursos financeiros e fortalece a confiança dos colaboradores na gestão da empresa.

Definir claramente a política de reembolso é vital para prevenir o uso indevido dos fundos da empresa, como a utilização de serviços pagos pela empresa para fins pessoais durante a viagem. Para evitar essas situações, recomenda-se que as empresas solicitem detalhamento e justificativas dos gastos realizados pelos funcionários, permitindo uma análise adequada antes da aprovação do reembolso.

A seguir, apresentamos uma relação de despesas comumente reembolsáveis:

• Passagens aéreas ou terrestres;
• Custos com aluguel de veículos ou quilometragem de uso pessoal;
• Despesas com acomodação;
• Taxas de entrada em eventos de negócios;
• Despesas alimentícias.

Saiba mais em nosso artigo completo sobre como diferenciar despesas reembolsáveis e não reembolsáveis.

Cada situação relacionada ao adicional de viagem ou horas extras em viagens corporativas deve ser analisada individualmente, considerando o tipo de contrato de trabalho e a carga horária do empregado, para determinar a obrigação legítima de pagamento por parte da empresa.