Planejamento anual de viagens, por que fazer?

Não restam dúvidas de que viagens corporativas são um excelente combustível para os negócios. E não estamos dizendo isso apenas porque estes compromissos possibilitam boas vendas ou fortalecem o networking dos colaboradores. Mas também, porque são excelentes oportunidades de aprendizados. Falando nisso, você que trabalha em meio a uma agenda movimentada, sabe por que o planejamento anual de viagens é importante para sua empresa?  

No âmbito administrativo de uma empresa, cada movimento deve ser cuidadosamente planejado. E como mencionamos antes, as viagens de negócios são necessárias para o desenvolvimento da organização e por isso, são estrategicamente importantes. É por isso que, planejar tais compromissos, gera mais organização e economia: fatores determinantes em uma gestão sólida.  

Planejar é preciso se não… 

Sabemos que compromissos urgentes podem surgir, mas o gestor deve lembra-se sempre que esta é a exceção, não a regra. O planejamento anual de viagens é indispensável para reduzir custos e manter o equilíbrio financeiro da empresa. 

Para isso, o gestor deve conhecer a fundo a rotina da empresa para conseguir definir as necessidades de viagens que deverão ser feitas ao longo do ano. Para isso, usar um sistema de gerenciamento para organizar essas demandas é uma boa pedida para seu planejamento. 

Mas o que é este sistema de gerenciamento? 

Estes sistemas de gerenciamento de viagens estão cada vez mais comuns entre as empresas que investem nestes compromissos. Com a plataforma, o gestor pode organizar e gerir despesas, pesquisar preços, verificar informações sobre hospedagem, entre outras funções. 

Economizar ou não em uma viagem corporativa está bastante relacionado com controle e organização. Por isso, acompanhar e gerir as viagens através destas plataformas faz com que o gestor identifique os pontos que funcionam e os que precisam ser melhorados.  

Por que a política de viagens é importante para o planejamento anual? 

Uma política sólida que estabeleça regras para esta atividade da empresa é imprescindível para evitar gastos desnecessários e desperdício no ambiente corporativo. Por isso, é extremamente necessária para que seu planejamento anual de viagens seja eficaz. 

Para desenvolver uma política de viagens, a equipe de finanças de sua empresa deve se reunir com todas as lideranças que de alguma forma, se relacionam com estas atividades. As responsabilidades dos viajantes devem estar bem detalhas, explicando os critérios utilizados para a contratação dos serviços, os limites dos gastos, e assim por diante.  

É válido destacar que quanto mais informações neste tipo de documento e no seu planejamento anual de viagens, maior a garantia de segurança financeira e previsibilidade de viagens e compromissos futuros.  

A importância do planejamento para uma boa hospedagem  

Antecipar o roteiro e o local de hospedagem é bastante importante para que haja economia em relação às diárias dos hotéis e até, para evitar superlotação do lugar escolhido para repouso. Afinal, tudo que é reservado sem planejamento costuma custar mais e nem sempre, a acomodação desejável estará disponível.  

Evitar despesas “em cima da hora” ajuda o controle dos gastos, já que com tempo e organização para planejar você consegue preços melhores e regiões bem localizadas. Hospedar seu colaborador em um local próximo a restaurantes e serviços é essencial para quem está em uma viagem corporativa. Este planejamento, ajudará o funcionário a ganhar tempo para focar nos compromissos. 

Atenção para as passagens! 

Além de tudo que já mencionamos, o planejamento anual de viagens é muito importante para que as passagens (um dos itens mais caros de qualquer viagem) possam ser compradas com antecedência e, portanto, adquiridas por um preço melhor.  

Podemos comprovar isso com dados levantados pela Emporium Travel. Eles indicam que, se sua empresa planejar a viagem corporativa com 25 ou 30 dias de antecedência, a economia pode chegar a até 80%. E mesmo com apenas um dia de antecedência, a redução de custos pode chegar a 16%. Vale a pena, não é mesmo? 

Portanto, se você é um tripulante corporativo, estimule sua empresa a planejar e organizar as viagens com bastante antecedência e organização para encontrar hospedagem de qualidade e passagens aéreas com preços justos. Isso fará toda a diferença para o desempenho econômico da organização e para a conclusão de bons negócios!